Importancia de Toma de Inventario Físico y Onfield la hará más fácil

Importancia de Toma de Inventario Físico y Onfield la hará más fácil

Ha sido una problemática de las organizaciones el control efectivo de sus existencias. Información vital para la toma de decisiones, pero ¿para qué es necesaria el control y la toma de inventario físico? ¿cuál es su importancia y cuáles son propósitos?

Las razones más importantes (Muller, 2005) para gestionar y mantener inventario dentro de una organización se pueden resumir en los siguientes puntos:

  • Capacidad de predicción: para lograr mantener un equilibrio entre lo que se necesita y lo que se procesa para un proceso productivo, o entre lo que se vende y se compra para procesos de distribución.
  • Fluctuaciones de la demanda: la importancia de tener una reserva de inventario como protección ante las fluctuaciones de la demanda para no tener problemas de quiebre de stock que puedan afectar las ventas.
  • Inestabilidad del suministro: protección ante la falta de confiabilidad de los proveedores o cuando escasea un artículo y es difícil asegurar una provisión constante.
  • Protección de precios: el abastecimiento de inventario en momentos adecuados ayuda a aminorar el impacto de la inflación en los costos de venta de productos.
  • Descuentos por cantidad: se pueden obtener descuentos por compras en grandes cantidades.
  • Menores costos de pedido: al comprar con menor frecuencia, pero en mayor cantidad, los costos se disminuyen en relación a si se compara en menores cantidades y con más frecuencia.

En cuanto a los tipos de productos (Muller, 2005) , básicamente, los inventarios se pueden clasificar generalmente en materias primas, productos terminados (PT), y productos en proceso. Ahora bien, como ya se mencionó anteriormente, el universo problema del presente trabajo sólo incluye los PT.

La forma en que las organizaciones validan el stock de existencias de PT es a través de la Toma de Inventario Físico (TIF) en periodos determinados. En este proceso  se compara el stock teórico (registrado en su sistema principal) versus el físico contado en terreno. De esta formase puede detectar el stock faltante y sobrante para luego conciliar y regularizar las diferencias.

Comúnmente las organizaciones efectúan inventarios anuales. Esto para tener una aproximación del valor total de las existencias a efectos de balances y cumplir con normativas fiscales. Sin embargo, mientras más frecuentes sean los inventarios, más preciso será el stock teórico de la organización.

Por todo lo anterior, frecuentemente y en las organizaciones participan en los eventos de TIF: áreas operativas, el área contable de la organización y empresas logísticas externos.

Métodos para mejorar la precisión de la toma de inventario físico

Para mejorar la precisión de la Toma de Inventario Físico, tal como se indica en (Strategos, 2016), la tasa de errores debe ser inferior a la de eliminación de errores, donde para mejorar la tasa podemos disminuir los errores o aumentar la eliminación de errores.

tasa de errores
Figura 1: Tasa de errores de un inventario. Fuente: (Strategos, 2016).

 

Siguiendo con (Strategos, 2016), tenemos algunos métodos para ir mejorando la precisión del stock, tales como conteos cíclicos, inventario físico, reducción de transacciones y mejora de procesos. Como se indica en (Strategos, 2016) un enfoque óptimo puede utilizarlos todos.

Inventario físico

Se efectúa un recuento de todos los productos. Luego los recuentos se comparan con los registros de stock teórico de inventario y, cuando es necesario, se hacen ajustes según las diferencias.

Conteos cíclicos

Se hacen conteos físicos selectivos, idealmente todos los días. Un pequeño número de elementos se cuentan físicamente, todos los días, de manera aleatoria o semi-aleatoria. Luego los recuentos se comparan con los registros de stock teórico de inventario y, cuando es necesario, se hacen ajustes según las diferencias.

Mejora de procesos

Se revisan los actuales procesos para identificar los potenciales problemas, y se efectúan cambios considerando disminuir las probabilidades de error y procesos manuales de transcripción de datos.

Reducción de transacciones

Una forma efectiva de reducir los errores es reducir el número de transacciones. Menos transacciones llevan a reducir la probabilidad de errores.

Ahora bien, hay que considerar que cualquier cambio para mejorar la precisión del inventario, toma tiempo; por ejemplo (Strategos, 2016) , la práctica de conteos cíclicos puede tomar meses en mostrar mejoras en el índice IRA dado nuevos errores que se pueden dar en cada muestra semanal. Donde la clave (Strategos, 2016) es ir reduciendo el volumen de transacciones y sus errores asociados.

ira
Figura 2: IRA. Fuente: (Strategos, 2016).

 

Tipos de recuento de inventario

Hay diferentes tipos de TIF que se pueden encontrar en la literatura. En donde se presenta el inventario cíclico como un proceso de garantía de calidad haciendo hincapié en el hallazgo y la corrección de errores. Estos procedimientos de recuento, en resumen, y según lo indicado (Manuel D. Rossetti, 2001), (Strategos, 2016) y (Murray, 2016), los podemos clasificar en tres tipos de ciclos de recuento de inventario:

Control Group

Se utiliza generalmente antes de ciclos de toma de inventario completos (Manuel D. Rossetti, 2001). Se identifica un pequeño grupo representativo de unidades de stock a el cual se le efectúa conteo base para identificar los posibles errores en el proceso y luego aplicar acciones correctivas a estos errores. Luego se establecen niveles de tolerancia para determinar si es o no un conteo preciso. Si el conteo físico está dentro de la tolerancia fijada, entonces la toma de inventario se considera un conteo correcto.

Random Sample

Quizá es uno de los tipos de ciclo de conteo de mercaderías más utilizado. En este se genera de una muestra aleatoria de la población en donde la muestra se asume como la constante de la población, de tal manera que cada SKU tiene la misma probabilidad de ser seleccionado (Manuel D. Rossetti, 2001). Un enfoque alternativo consiste en realizar varios conteos por muestreo aleatorio para lograr un buen nivel de exactitud, a nivel de familias o categorías de productos. Este método funciona bien cuando el inventario de la organización posee pocas variantes de SKU.

ABC Analysis

El inventario cíclico ABC es una variante de Random Sample (Manuel D. Rossetti, 2001) (Muller, 2005). En la que la población se estratifica de acuerdo con un análisis de Pareto en tres categorías, en que las categorías se determinan sobre la base de cuáles son las más críticas para la organización. Comúnmente el resultado termina apuntando a los grupos de mayor costo monetario. La idea es contar con mayor frecuencia aquellos elementos que son más importantes dado el esquema de clasificación.

Desde otro punto de vista, los tipos de inventarios se pueden dividir de varias formas. Según al tipo de material, periodicidad y al universo de productos con el cual se va a efectuar la TIF.

Onfield System facilita la implementación de procesos de TIF en tu empresa. Con Onfield podrás desarrollar formularios personalizados con los cuales podrás hacer seguimiento de tu stock e inventario según el tipo de recuento que vaya adaptado a tus necesidades. Evaluar en tiempo real a través de un reporte web, la demanda de stock, flujo y más. Generar reportes de estado diario, controlar el cumplimiento de actividades y la realización de la toma de inventario frecuente en una plataforma completa y adaptada a tus necesidades que cabe en la palma de tu mano. Esto ya que Onfield es compatible con los equipos Android y IOS presentes en el mercado.

Contáctanos y descubre cómo Onfield puede ayudarte a mejorar tu gestión


 

Manuel D. Rossetti, T. C. (2001). Inventory Cycle Counting – A Review. Department of Industrial Engineering.

Murray, M. (2016). Cycle Counting In The Warehouse.

Strategos, I. (2016). Accuracy, Cycle Counting & Inventory Record.