Cómo disminuir errores en Toma de Inventario

Cómo disminuir errores en Toma de Inventario

Un inventario teórico preciso es una meta valiosa y necesaria para la mayoría de las organizaciones. Los eventos de toma de inventario requieren enormes esfuerzos y meses de duración para mostrar resultados.

En general, todas las organizaciones tienen inventario que controlar, tal como se indica en (Muller, 2005). El inventario puede estar constituido por materias primas, productos en proceso, sub-productos o en fabricación, suministros necesarios para la operación y productos terminados, entre otros.

onfield toma de inventarios

Importancia del control de toma de inventario

El control de inventario es necesario para evitar el desabastecimiento de los productos claves de una organización, prevenir el deterioro o robo de estos mismos, y tener conciliada la contabilización versus la cantidad real física. Este proceso tan delicado puede puede representar entre el 45% a 90% de todos los costos de una empresa (Score, 2002). De aquí la importancia de optimizar el proceso de TIF (toma de inventario físico) por parte de los Stackholders para llegar a un inventario ideal en físico y conciliado con la contabilidad, con  una rotación adecuada y con los menores costos asociados por tener grandes volúmenes de inventario inmovilizado.

Al respecto, y como se menciona en (Score, 2002), un inventario muy ajustado puede minimizar las ventas y ganancias. Esto ya que los clientes podrían ir a comprar a otro lugar al no encontrar disponible inmediatamente lo que necesitan; por lo que inventarios ajustados basados ​​en los tiempos de reposición son necesariamente parte de las actividades de compra de una organización. No obstante, los costos de abastecimiento y compras de material pueden llegar a ser muy altos y, por otro, los costos de desabastecimiento también. Por tanto, todos estos costos se pueden llegar a minimizar mediante eficientes políticas de inventario dentro de una organización.

¿Por qué es importante tener controlado el inventario? ¿cuáles son las razones que impulsan a los stackholders a llevar a cabo proyectos para la gestión de inventarios?

Tal como se menciona en (Strategos, 2016), hay diferentes razones que justifican tener conciliado el inventario teórico versus el inventario real. Acá mencionamos algunas.

Razones financieras

  • Los impuestos a pagar dependen a menudo del inventario valorizado, por lo tanto, el pago en exceso de impuesto (sobre stock) reduce los beneficios, y el pago incompleto de impuestos puede significar multas.
  • Inventarios imprecisos generan mayores cantidades de inventario, requiriendo más capital. El inventario es comúnmente el mayor consumidor de capital para una organización.

Razones operativas

  • Desabastecimiento interrumpen la producción y ventas, creando retrasos y perdidas.
  • Sistemas MRP y ERP requieren grandes niveles de precisión de inventario (entre 95% y 99%) para funcionar de forma correcta.
  • El desabastecimiento de productos aumenta el costos, tiempo y gasto de energía de una organización en todos los sentidos.

Por otra parte, (Muller, 2005) los inventarios dentro de una organización traen consigo una serie de ítems de costo a controlar tales como:

  • Costos de almacenaje (espacio físico) por inventario inmovilizado
  • Mano de obra para la recepción de productos, control de calidad, empaque, entre otros
  • Costos de despacho
  • Deterioro, daño y obsolescencia
  • Hurto
  • Y otros más

En resumen, y como se menciona en (Muller, 2005), estos costos se pueden clasificar como costos de pedido o adquisición, los que se producen de forma independiente del valor de los productos; y como costos de almacenaje, inherentes a la valorización y costeo directo del balance de inventario.

 Razones que producen inventarios imprecisos

Hay muchas causas que conllevan a inventarios inexactos (Strategos, 2016). El ingreso manual de datos, los errores de software que producen otras imprecisiones, y miles de otras posibles causas que son relacionadas con el proceso o el volumen.

 Errores relacionados al proceso

Todos los pasos dentro del proceso de toma de inventario, cada transcripción de datos de un lugar a otro, induce a cierta probabilidad al error, aunque esa probabilidad pueda ser pequeña. Para reducir los errores relacionados con el proceso, se debe poner foco especial en cambiar la forma en que enfrentamos los procesos de inventario.

 Errores relacionados al volumen

Cada proceso tiene su tasa de error, al aumentar el nivel de transacciones de un proceso, el volumen de errores por ende aumentará; sobre todo si se siguen ejecutando los procesos de la misma forma. Por lo anterior, si el volumen de transacciones se reduce a través de alguna simplificación, los errores se disminuirán proporcionalmente.

Cómo disminuir errores en el proceso de toma de inventario

Onfield System es un sistema de captura de datos personalizable para toma de inventario. Con Onfield se puede registrar, a través de un aplicación móvil, los procesos de toma de inventario, gestionar ingresos y egresos, registrar ubicación y horario, subir fotografías y completar formularios de registro configurados a medida, así como generar reportes en tiempo real. Adicionalmente, toda la información registrada en la aplicación móvil de Onfield es registrada en la nube. De esta forma se puede tener acceso a ella cuando sea necesario.

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Muller, M. (2005). Essentials of Inventory Management. AMACOM.
Score. (2002). Inventory Control.
Strategos, I. (2016). Accuracy, Cycle Counting & Inventory Record.