¿Quieres aumentar la competitividad de tu empresa? 5 ventajas de la gestión de la información

¿Quieres aumentar la competitividad de tu empresa? 5 ventajas de la gestión de la información

Antes del primer libro impreso en 1456 gracias a la imprenta de Gutenberg, el acceso al conocimiento estaba estrictamente limitado para el clero y la élite, esta imprenta artesanal luego de 1845, dio paso a la prensa rotativa, un gran avance tecnológico fruto de la Revolución Industrial, la que no solo estaba cambiando la forma de producir bienes de consumo sino también la forma de promocionarlos; este artefacto aceleró el proceso de impresión de periódicos y con ello descubrió y democratizó el mundo de la información, cambió la forma de aprender de escuchar a leer, e introdujo la posibilidad de conocer múltiples puntos de vista acerca de los acontecimientos frescos y novedosos del mundo.

Saltando a otra de las grandes piedras angulares de las revoluciones tecnológicas de la historia, llegamos al internet, el cual debe su origen a la competencia de avances tecnológicos y científicos que tomó lugar a principios del siglo XX , en concreto con la Segunda Guerra Mundial y los primeros años de Guerra Fría.

Así fue como Alan Turing y otros científicos fueron reclutados para desarrollar instrumentos para descifrar claves y desarrollar ventajas a través de la tecnología de guerra. A comienzos de 1946, el gobierno norteamericano destinaba una gran porcentaje de su presupuesto federal a la innovación tecnológica para la lucha contra el enemigo global: el comunismo.

«Los resultados obtenidos se vislumbraron ya en 1955, cuando la USAir Force inauguró el sistema de defensa conocido como SAGE (Semi Automatic Ground Enviroment System), que prefiguraba los grandes sistemas de interconexión en tiempo real entre los ordenadores.»[1]

Así nació la era digital, el internet junto con los computadores, son hoy parte esencial de nuestra vida cotidiana, los celulares son más una prótesis que una herramienta y el bombardeo de información multimedia es constante, es tanta la información que recibimos a diario que algunos hablan de infoxicación, el usuario está inmerso en toneladas de información por lo cual le resulta bastante complejo discriminar cuál es la verdaderamente útil y de calidad.

Para la muestra un botón[2]:

Cada segundo en la era de la información digital

 

Ahora bien, si esto ya representa un problema para el ciudadano común que usa las redes sociales y la televisión, imaginémonos en la dificultad que puede encontrarse un ejecutivo de una empresa, en la cual sus datos están dispersos y desorganizados, donde es difícil el acceso a información actualizada haciendo muy difícil su recuperación en el momento oportuno debido a que sus procesos permanecen con estructuras obsoletas, que no dan cuentan de la importancia de contar con un sistema de gestión de la información eficiente que permita aprovechar las oportunidades e innovar para seguir siendo competitivos.

La correcta gestión de la información permite que esta se convierta en conocimiento, entendiendo al conocimiento como información analizada y organizada, se ha convertido en uno de los activos más importantes que genera valor para las empresas, y con su correcta gestión se puede aumentar la competitividad alcanzando fácilmente una posición ventajosa en el mercado.

Teniendo en cuenta la premisa de que el conocimiento es valor, les compartimos cinco ventajas de cómo a través de la oportuna organización de la información se puede fortalecer la  competitividad a nivel de la gestión empresarial:

1. La información adecuada, en el momento adecuado

Una correcta gestión del conocimiento se ocupa de la identificación, captura, recuperación, presentación y transmisión de los datos, informaciones y conocimientos de la organización. Y el objetivo primario de esta gestión es que el conocimiento que reside tanto dentro como fuera de la organización, pueda utilizarse por aquellos que lo necesitan para actuar de manera adecuada en cada momento relevante en la toma de decisiones o solución de problemas.

Administrar el conocimiento en una empresa significa detectar, organizar y difundir el conocimiento existente en la organización y colocarlo a disposición de sus usuarios.

 

2. La capacidad de aprendizaje

Un empresa que aspire a aumentar la competitividad en este creciente y cambiante mercado global, debe ser una organización con la capacidad de aprender de las experiencias y saberes de sus colaboradores, proveedores, clientes y en general de los distintos grupos de interés en los que está inmersa su operación.

Tipos de conocimiento

 

Una empresa con experiencia en la administración de conocimientos se preocupa por convertir el conocimiento tácito en explícito y, para ello, lo organiza y lo pone a disposición de todos de manera comprensible.

 

3. La implementación de nuevas tecnologías

Los procesos de descripción, análisis y representación de la información realizados a través de nuevas tecnologías y software, son herramientas que contribuyen al desempeño, al aprendizaje individual y colectivo de la empresa, en función de obtener utilidades y crear los valores propios de la organización.

Podemos identificar que es necesaria una implementación de documentación urgente por:

  • La imposibilidad de encontrar los documentos necesarios en el momento oportuno.
  • La saturación de espacios físicos con documentos “supuestamente” necesarios.
  • La necesidad de un sistema de gestión de documentos electrónicos.

Por tanto, la facilidad de uso de las plataformas, su robustez , el acceso a la información disponible en tiempo real, la seguridad y calidad de la información, son características altamente valorables en un entorno empresarial competitivo cuyo objetivo es aumentar la competitividad.

4. La uniformidad

La estandarización para la elaboración de los documentos que se generan dentro de la empresa, tales como informes, circulares, controles u otros, es imprescindible a la hora de simplificar las técnicas de procesamiento y el aceleramiento en el intercambio de información.

5. Respaldo en la toma decisiones

El análisis de información es decisivo para la interacción con aquellos profesionales implicados en la dirección, que tienen ante sí la responsabilidad de la toma de decisiones. Ellos requieren información representada gráficamente, análisis comparativos, síntesis, análisis de contenido, resúmenes y servicios a la medida, que garanticen la certeza de sus determinaciones, la transparencia en sus consultas, el despeje de ruidos e incertidumbres para su veredicto. Al mismo tiempo, necesita estar actualizado del quehacer cotidiano interno y externo de la empresa; solo así, es posible liderar la organización, enlazar grupos de trabajo o centralizar y difundir información en la compañía.[3]

¿Qué estás haciendo para aumentar la competitividad de tu empresa? Onfield System es una tecnología que se desarrolló para apoyar en todos los procesos de la cadena de valor de tu empresa, es un aliado a la hora de respaldar tu información y generar reportes de las acciones que ocurren en terreno, acercándolos a la dirección y permitiendo que la toma de decisiones sea eficiente y los recursos sean utilizados de forma eficaz.

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[1] Recuperado de: http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1024-94352004000200012

[2] Recuperado de: http://www.eltiempo.com/tecnosfera/novedades-tecnologia/30-datos-curiosos-sobre-internet-y-la-web-89076

[3] Recuperdo de: https://www.ihistoriarte.com/2013/03/el-origen-de-internet-parte-12/